Salve, Hackers! Tudo bem?

Nyak aqui, compartilhando mais uma das experiências atuando dentro da Casa Hacker enquanto gerente de projetos.

Enquanto escrevo este texto, sigo naquele modo multitarefa de sempre: acabei de finalizar o envio dos dados para a abertura de um novo chamado, dessa vez para o transporte que vamos precisar no próximo encontro do PerifaImpacto. Essa é uma tarefa recorrente na rotina do projeto. Todos os meses realizamos encontros que conectam Campinas e São Paulo, com duas turmas de 10 pessoas, uma em cada cidade, alternando os locais entre esses dois territórios.

Utilizamos sempre espaços públicos e comunitários, localizados nos territórios das lideranças participantes. Isso é intencional. Queremos que o encontro aconteça onde a vida real já está acontecendo, fortalecendo o chão que essas lideranças já pisam todos os dias.

Acho importante contextualizar um pouco mais esses encontros, porque talvez isso acenda em você a vontade de projetar algumas práticas ágeis no seu próximo rolê formativo ou atividade com o território.

Já são 10 meses de PerifaImpacto. Passa tão rápido que, quando percebo, já estou abrindo mais um chamado, revisando mais um roteiro, alinhando mais uma logística. Ao longo desse tempo, organizei completamente pelo menos oito encontros, dando suporte à equipe pedagógica e às pessoas beneficiárias do programa. Não foi simples. Cada encontro foi único, desafiador e cheio de detalhes. Mas todos foram possíveis por uma combinação que hoje considero essencial no terceiro setor: planejamento e estratégia.

Quando falo de planejamento, não estou falando só de uma agenda bonita no papel. Falo de construir um cronograma macro, visualizar cada etapa e entender como as ações macro e micro se conectam até o objetivo final.

Com os encontros, por exemplo, precisamos desde o início identificar no cronograma do projeto quando eles vão acontecer, definir quantas horas de convivência e de formação teremos em cada dia, entender qual é a proposta central de cada encontro e quem precisa estar presente, mapear localização, logística, deslocamento e acessibilidade, prever quantas pessoas vão participar, qual a infraestrutura necessária e quais materiais pedagógicos serão usados, além de considerar alimentação, restrições e todos aqueles detalhes técnicos que fazem a experiência funcionar bem.

Isso tudo envolve priorizar espaços acolhedores, acessíveis e com estrutura para receber atividades formativas, com salas multiuso, cadeiras, mesas, projetor e espaço para o café da manhã, o almoço e aquele cafezinho da tarde que mantém a energia da galera. Em muitos encontros, contamos também com cobertura audiovisual, registrando tudo em alta qualidade para levar para as redes e mostrar para parceiros e parceiras o real impacto do que está acontecendo ali.

Como dados e parceiros qualificados garantem impacto real no PerifaImpacto

Depois da coleta de todas as informações necessárias, entra uma etapa que, às vezes, ninguém vê, mas que sustenta tudo: garantir que cada necessidade seja atendida dentro dos critérios e políticas de todas as partes. Seguimos protocolos internos, políticas da organização e os termos acordados com parceiros, patrocinadores e fornecedores.

Nossos parceiros e fornecedores são pessoas e empresas qualificadas nos seus mercados de atuação, formalizadas, com CNAEs específicos na área, portfólio relevante e resultados consistentes. Isso não acontece por acaso. Para facilitar a busca e fortalecer o relacionamento com a rede, criei um banco de profissionais das áreas que mais precisamos com frequência.

Nesse banco de dados organizo restaurantes e fornecedores de alimentos, profissionais de audiovisual como foto, vídeo e edição, serviços de transporte como vans, micro-ônibus e ônibus, além de espaços de eventos e atividades, como coworkings privados, espaços públicos e espaços comunitários, sempre registrando também endereço, estrutura disponível e o que cada lugar oferece.

Cada registro traz a base de valor do serviço, CNPJ, CNAE principal, contatos e observações sobre entregas anteriores, observações como prazos. Com isso, consigo contratar e recontratar serviços com mais segurança, mantendo o histórico e sistematizando o processo. Hoje, quando precisamos de uma van, por exemplo, disparo a proposta por e-mail ou WhatsApp já com todos os pontos de embarque, horários, quantidade de pessoas e condições necessárias a uma rede de fornecedores que mapeei . Depois recebo os orçamentos, comparo, escolho o fornecedor mais alinhado e abro o chamado com todos os requisitos para seguir para aprovação do serviço.

Metodologias que organizam o corre dá coleta de dados à tomada de decisão

Além dessas otimizações, existem várias outras na rotina: formulários padronizados, processos de coleta de dados, registro de banco de horas formativas e acompanhamento da jornada das lideranças. Tudo isso é construído com metodologias ágeis que ajudam a organizar, otimizar e evitar retrabalhos.

O uso da Bússola é um exemplo disso. Todos os registros formativos, recibos, termos, declarações e documentos importantes são anexados e organizados em uma única plataforma. A Bússola otimiza muito a gestão formativa e o acompanhamento das pessoas beneficiárias, permitindo que a equipe visualize a jornada e tome decisões com base em dados, e não só em memória ou improviso.

Outra parte importante desse processo é a análise em matrizes. Não contratamos só pelo menor preço: comparamos serviço, valor, entrega, experiência anterior e alinhamento com os princípios da Casa Hacker e do PerifaImpacto. Isso contribui para construir parcerias de longo prazo. Nossos fornecedores já sabem como o processo funciona, entendem que tudo é organizado, documentado e transparente, e isso cria um ambiente de confiança profissional.

No fim do dia, minha missão é levar minhas habilidades de gestão e sistematização para o lugar de atuação, sem perder a humanidade e a escuta. Na equipe, isso se traduz em criar formas de organizar comunicados, tarefas, chamados, documentos e registros que facilitem o trabalho de todo mundo. E aqui deixo a real: não sei de tudo. É muito bom poder consultar nosso sistema com as políticas, protocolos e regrinhas de cada área, além de contar com o apoio de equipes tão hacker quanto eu, que atuam com muita competência em suas frentes.

Essa combinação de processos, tecnologia e cuidado com a experiência do beneficiário é o que garante que, no próximo encontro, esteja tudo certo com a nossa van, com a alimentação, com o espaço e com a metodologia aplicada em sala. E que as lideranças possam chegar, participar com tranquilidade e sair dali fortalecidas, com a sensação de que o tempo foi bem cuidado e que a logística não foi um peso a mais no corre cotidiano.

Agora, deixa eu ir, porque preciso enviar a lista de passageiros conforme solicitado pelo fornecedor. A gente segue à risca cada regra, porque a gestão ágil que prioriza a experiência do beneficiário também é feita desses detalhes.

Por isso, se você ainda não conhece as frentes de atuação da Casa Hacker, te convido a acompanhar nossos trabalhos nas redes sociais e no site, com histórias incríveis escritas por essa rede.

Até a próxima!

#tamojunto