Salut, Hackers ! Ça va ?
Ici Nyak, qui partage une expérience de plus au sein de la Casa Hacker en tant que cheffe de projets.
Au moment où j’écris ce texte, je suis toujours dans ce mode multitâche habituel : je viens de terminer l’envoi des données pour l’ouverture d’un nouvel appel, cette fois pour le transport dont nous aurons besoin lors de la prochaine rencontre du PerifaImpacto. C’est une tâche récurrente dans la routine du projet. Tous les mois, nous organisons des rencontres qui relient Campinas et São Paulo, avec deux groupes de 10 personnes, un dans chaque ville, en alternant les lieux entre ces deux territoires.
Nous utilisons toujours des espaces publics et communautaires, situés sur les territoires des leaders participantes. C’est intentionnel. Nous voulons que la rencontre se déroule là où la vie réelle est déjà en train de se dérouler, en consolidant le sol que ces leaders foulent déjà tous les jours.
Il me semble important de mieux situer ces rencontres, car cela vous donnera peut-être envie de transposer certaines pratiques agiles dans votre prochain temps de formation ou activité avec le territoire.
Planification et stratégie
Cela fait déjà 10 mois de PerifaImpacto. Le temps passe si vite que, sans m’en rendre compte, je suis déjà en train d’ouvrir un nouvel appel, de revoir un nouveau déroulé, d’ajuster une nouvelle logistique. Au cours de cette période, j’ai organisé de bout en bout au moins huit rencontres, en appui à l’équipe pédagogique et aux personnes bénéficiaires du programme. Ça n’a pas été simple. Chaque rencontre a été unique, exigeante et pleine de détails. Mais toutes ont été rendues possibles par une combinaison que je considère aujourd’hui comme essentielle dans le secteur associatif : la planification et la stratégie.
Quand je parle de planification, je ne parle pas seulement d’un joli agenda sur le papier. Je parle de construire un calendrier général, de visualiser chaque étape et de comprendre comment les actions macro et micro s’articulent jusqu’à l’objectif final.
Pour les rencontres, par exemple, nous devons dès le départ repérer dans le calendrier du projet quand elles auront lieu, définir combien d’heures de vie collective et de formation nous aurons chaque jour, comprendre quelle est la proposition centrale de chaque rencontre et qui doit être présent, cartographier le lieu, la logistique, les déplacements et l’accessibilité, prévoir combien de personnes participeront, quelles infrastructures sont nécessaires et quels supports pédagogiques seront utilisés, sans oublier la restauration, les régimes particuliers et tous ces détails techniques qui font qu’une expérience fonctionne bien.
Tout cela implique de privilégier des espaces accueillants, accessibles et équipés pour recevoir des activités de formation, avec des salles polyvalentes, des chaises, des tables, un vidéoprojecteur et de la place pour le petit-déjeuner, le déjeuner et ce petit café de l’après-midi qui maintient l’énergie du groupe. Lors de nombreuses rencontres, nous disposons aussi d’une couverture audiovisuelle, qui enregistre le tout en haute qualité pour les réseaux et pour montrer aux partenaires l’impact réel de ce qui se passe là.
Comment les données et des partenaires qualifiés garantissent un impact réel au PerifaImpacto
Après la collecte de toutes les informations nécessaires vient une étape que personne ne voit toujours, mais qui fait tout tenir : s’assurer que chaque besoin soit couvert dans le respect des critères et des politiques de toutes les parties. Nous suivons des protocoles internes, les politiques de l’organisation et les termes convenus avec les partenaires, les financeurs et les prestataires.
Nos partenaires et prestataires sont des personnes et des entreprises qualifiées dans leurs marchés, dûment enregistrées, avec des CNAE spécifiques à leur domaine, un portfolio pertinent et des résultats constants. Cela n’arrive pas par hasard. Pour faciliter la recherche et renforcer la relation avec le réseau, j’ai créé une base de professionnels dans les domaines dont nous avons le plus souvent besoin.
Dans cette base de données, j’organise les restaurants et les fournisseurs de repas, les professionnels de l’audiovisuel comme la photo, la vidéo et le montage, les services de transport comme les vans, les minibus et les autocars, ainsi que les lieux d’événements et d’activités, comme les espaces de coworking privés, les espaces publics et les espaces communautaires, en consignant toujours l’adresse, les équipements disponibles et ce que chaque lieu propose.
Chaque fiche indique la base tarifaire du service, le CNPJ, le CNAE principal, les contacts et des observations sur les prestations antérieures, notamment sur les délais. Grâce à cela, je peux contracter et recontracter des services avec plus de sécurité, en conservant l’historique et en systématisant le processus. Aujourd’hui, quand nous avons besoin d’un van, par exemple, j’envoie la demande par courriel ou par WhatsApp avec déjà tous les points de ramassage, les horaires, le nombre de personnes et les conditions nécessaires, à un réseau de prestataires que j’ai cartographié . Je reçois ensuite les devis, je compare, je choisis le prestataire le plus aligné et j’ouvre l’appel avec toutes les exigences pour passer à la validation du service.
Des méthodologies qui organisent le corre, de la collecte des données à la prise de décision
Au-delà de ces optimisations, il en existe bien d’autres dans la routine : formulaires normalisés, processus de collecte de données, décompte des heures de formation et suivi du parcours des leaders. Tout cela se construit avec des méthodologies agiles qui aident à organiser, à optimiser et à éviter de refaire deux fois le même travail.
L’usage de la Bússola en est un exemple. Tous les documents de formation, reçus, conventions, attestations et pièces importantes sont déposés et organisés sur une seule plateforme. La Bússola optimise beaucoup la gestion pédagogique et le suivi des personnes bénéficiaires : elle permet à l’équipe de visualiser le parcours et de décider sur la base de données, et non seulement de mémoire ou d’improvisation.
Un autre volet important de ce processus est l’analyse par matrices. Nous ne contractons pas seulement au prix le plus bas : nous comparons le service, le montant, la prestation, l’expérience antérieure et l’alignement avec les principes de la Casa Hacker et du PerifaImpacto. Cela contribue à construire des partenariats de long terme. Nos prestataires savent déjà comment le processus fonctionne, ils comprennent que tout est organisé, documenté et transparent, et cela crée un climat de confiance professionnelle.
En fin de compte, ma mission est de mettre mes compétences de gestion et de systématisation au service du terrain, sans y perdre l’humanité ni l’écoute. Au sein de l’équipe, cela se traduit par la création de manières d’organiser les communications, les tâches, les demandes, les documents et les archives qui facilitent le travail de tout le monde. Et je vais être franche : je ne sais pas tout. C’est très précieux de pouvoir consulter notre système avec les politiques, les protocoles et les petites règles de chaque domaine, et de compter sur l’appui d’équipes aussi hackers que moi, qui font leur travail avec beaucoup de compétence sur leurs propres fronts.
Cette combinaison de processus, de technologie et d’attention à l’expérience du bénéficiaire est ce qui garantit que, lors de la prochaine rencontre, tout ira bien avec notre van, avec la restauration, avec le lieu et avec la méthodologie appliquée en salle. Et que les leaders puissent arriver, participer sereinement et repartir de là renforcées, avec le sentiment que leur temps a été bien traité et que la logistique n’a pas été un poids de plus dans le corre du quotidien.
Bon, je vous laisse, parce que je dois envoyer la liste des passagers comme le prestataire me l’a demandé. Nous suivons chaque règle à la lettre, parce que la gestion agile qui donne la priorité à l’expérience du bénéficiaire se fait aussi de ces détails-là.
Alors, si vous ne connaissez pas encore les champs d’action de la Casa Hacker, je vous invite à suivre nos travaux sur les réseaux sociaux et sur le site, avec des histoires incroyables écrites par ce réseau.
À la prochaine !
#tamojunto
