Quand nous parlons de technologie et de transformation sociale, il est courant de penser à de grandes innovations, à des plateformes sophistiquées ou à des solutions développées pour résoudre des problèmes complexes. Mais la technologie est également présente dans des actions beaucoup plus simples et quotidiennes, qui peuvent faire une différence significative dans la gestion de projets sociaux, de collectifs et d’initiatives communautaires.
Un groupe WhatsApp pour organiser une équipe, une publication sur Instagram pour diffuser une activité, un formulaire numérique pour réaliser des inscriptions ou un tableur pour suivre les participant·e·s sont des exemples d’outils qui font déjà partie de la routine de nombreuses organisations.
L’utilisation de ces outils peut faciliter les processus, faire gagner du temps et, surtout, produire des informations qui aident à comprendre les résultats des actions menées. En ce sens, la technologie n’est pas seulement un outil de communication. Elle peut aussi être une alliée de la gestion, de la planification, du suivi et de l’évaluation des projets.
De la communication à la gestion : la technologie au quotidien dans les projets
La routine d’un projet social implique diverses tâches : mobiliser les gens, diffuser les activités, réaliser les inscriptions, organiser les équipes, suivre les participant·e·s, enregistrer les informations, rendre des comptes et évaluer les résultats. Bon nombre de ces étapes peuvent être facilitées par des outils numériques.
Un groupe WhatsApp, par exemple, permet une communication rapide entre l’équipe, les participant·e·s et les partenaires. Instagram peut amplifier la diffusion d’une activité et atteindre des personnes qui ne connaissent pas encore l’initiative.
Quant aux plateformes d’inscription, elles permettent d’organiser les informations des participant·e·s avant même qu’une activité n’ait lieu.
Ces ressources semblent simples, mais, lorsqu’elles sont utilisées de manière planifiée, elles peuvent améliorer considérablement le flux de travail. La technologie, dans ce contexte, ne remplace pas la relation humaine qui sous-tend les projets sociaux. Elle réduit les tâches opérationnelles, organise les informations et crée les conditions pour que les équipes puissent accorder plus d’attention au développement des actions.
Les formulaires numériques : bien plus qu’une simple liste d’inscription
L’un des exemples les plus accessibles de l’utilisation de la technologie dans la gestion de projets est celui des formulaires numériques. Cette ressource peut être utilisée à bien d’autres fins que de demander un nom, un numéro de téléphone et une adresse e-mail. Avant une activité, elle peut aider à identifier qui sont les personnes intéressées, de quel territoire elles viennent, quelles sont leurs caractéristiques, leurs expériences, leurs besoins et leurs attentes. Ces informations aident l’organisation à mieux connaître le public qu’elle souhaite atteindre.
Après l’activité, un nouveau formulaire peut être utilisé pour évaluer l’expérience et recueillir des informations sur les résultats perçus par les participant·e·s. De cette manière, le formulaire cesse d’être un simple outil d’inscription pour faire partie d’un processus de collecte et d’organisation de données.
Quand les données aident à raconter l’histoire du projet
Imaginez un collectif qui organise une formation pour 50 personnes. Avant l’activité, l’équipe met à disposition un formulaire numérique pour l’inscription. À la fin, elle enregistre les présences et envoie une évaluation aux participant·e·s.
À partir de ces informations, il est possible d’identifier :
- Inscriptions : 50 personnes ont manifesté de l’intérêt.
- Participation : 42 personnes ont assisté à l’activité.
- Taux de présence : 84 %.
- Profil du public : l’équipe parvient à identifier, par exemple, de quels territoires proviennent les participant·e·s et quelles caractéristiques composent ce public.
- Évaluation : les participant·e·s peuvent évaluer l’activité et indiquer ce qu’ils ou elles ont appris, quels contenus ont été les plus pertinents et quels besoins subsistent.
Ces chiffres ne racontent pas toute l’histoire, mais ils aident à construire une vision plus objective de ce qui s’est passé. Et c’est un point fondamental : ce qui est enregistré peut être analysé. Et ce qui peut être analysé peut contribuer à des décisions plus qualifiées.
Mesurer ne signifie pas réduire l’impact à des chiffres
Lorsque nous parlons de métriques et d’indicateurs, il y a une précaution importante à prendre : l’impact social ne peut pas être mesuré uniquement par le nombre de personnes ayant participé à une activité.
Avoir 100 inscriptions peut être un résultat pertinent. Mais ce chiffre, à lui seul, ne répond pas à la question de savoir si l’activité a produit des changements. C’est pourquoi il est important de combiner des indicateurs quantitatifs et qualitatifs.
Les données quantitatives aident à répondre à des questions telles que :
- Combien de personnes ont participé ?
- Combien d’activités ont été réalisées ?
- Quel a été le taux de présence ?
- Combien de territoires ont été touchés ?
- Combien de personnes ont terminé une formation ?
- Combien de personnes sont revenues pour d’autres activités ?
Quant aux données qualitatives, elles aident à comprendre :
- Qu’est-ce qui a changé pour les participant·e·s ?
- Qu’a-t-on appris ?
- Quelles connaissances ont été mises en pratique ?
- Quelles difficultés ont persisté ?
- Quelles nouvelles opportunités ou connexions ont émergé ?
- Comment l’activité pourrait-elle être améliorée ?
Les chiffres aident à dimensionner la portée. Les expériences aident à comprendre l’impact.
Comparer les résultats pour améliorer les prochains projets
L’un des grands avantages d’organiser les données est de rendre possibles des comparaisons.
Imaginez qu’une organisation réalise la même formation à trois moments différents.
Lors de la première édition, il y a eu 30 inscriptions et 20 participant·e·s. Lors de la deuxième, 45 inscriptions et 38 participant·e·s. Enfin, lors de la troisième, 50 inscriptions et 44 participant·e·s.
En analysant ces données, l’équipe peut commencer à chercher ce qui a changé : la communication a-t-elle été plus efficace ? La période de réalisation était-elle plus appropriée ? Le format de l’activité a-t-il changé ? Le public a-t-il été mobilisé par de nouveaux partenaires ? Le processus d’inscription est-il devenu plus simple ? La comparaison n’offre pas automatiquement la réponse, mais elle fournit des indices pour que l’équipe puisse enquêter et prendre des décisions.
De cette façon, suivre les résultats cesse d’être une simple obligation de reddition de comptes pour devenir un outil d’apprentissage.
Comment le Hub Quebrada em Movimento utilise les données au quotidien
Au sein du Hub Quebrada em Movimento, l’utilisation d’outils numériques est présente à différentes étapes des processus développés avec les leaderships, les collectifs et les initiatives des territoires.
Pour nous, ces données sont importantes pour comprendre qui sont les personnes et les organisations qui arrivent au Hub, quels sont leurs besoins, quels progrès elles construisent et quels impacts sont produits tout au long des processus.
Un exemple réside dans le processus de sélection et de suivi des initiatives soutenues par des appels à projets, tels que le Fundo de Cidadania Ativa.
A partir des informations présentées par les organisations et les collectifs eux-mêmes, nous parvenons à connaître la proposition, à comprendre qui se cache derrière l’initiative, à identifier combien de personnes le collectif a l’intention d’impacter et quels résultats il souhaite atteindre.
Ces informations sont importantes non seulement pour connaître l’initiative au moment de son entrée, mais aussi pour suivre sa trajectoire et comprendre ses progrès tout au long du processus.
Connaître qui participe pour construire une formation plus adaptée
Cette logique est également présente dans les parcours de formation menés par le Hub.
Avant le début d’un parcours, nous utilisons un formulaire d’inscription pour connaître les personnes intéressées à y participer : des informations telles que l’âge, le genre, la race, l’état civil, le territoire, les expériences et d’autres aspects du profil des participant·e·s aident l’équipe à comprendre qui arrive pour cette formation.
Ces données ne sont pas collectées uniquement pour remplir un tableur. Elles aident à concevoir un parcours de formation plus connecté à la réalité des personnes qui y participent.
Connaître le public permet à l’équipe de se poser des questions importantes : quelles sont les connaissances préalables de ce groupe ? Quelles expériences ces personnes apportent-elles ? Quels défis peuvent être présents ? Quelles adaptations peuvent être nécessaires pour que la formation soit plus accessible et significative ?
En ce sens, collecter des données est aussi une manière d’écouter.
Diagnostic d’entrée et de sortie : suivre la transformation
Une autre ressource importante consiste à comparer le moment d’entrée et le moment de sortie des personnes d’un parcours de formation.
Avant de commencer, nous pouvons identifier ce que la personne sait déjà, quelles sont ses expériences, quels défis elle rencontre et quelles attentes elle possède. À la fin, nous pouvons l’interroger à nouveau sur les connaissances acquises, les outils utilisés, les changements perçus et les prochaines étapes. Cette comparaison permet d’observer l’évolution tout au long du processus.
Cela ne signifie pas affirmer que toute transformation peut être expliquée par un seul indicateur. Le développement humain et communautaire est bien plus complexe que cela. Cependant, disposer de données d’entrée et de sortie permet de construire des preuves sur le processus et d’identifier des changements qui, sans cet enregistrement, pourraient rester cantonnés à la perception de l’équipe ou des participant·e·s.
Le suivi fait donc lui aussi partie du résultat.
Les données doivent aussi revenir au territoire
Il existe en outre une dimension fondamentale dans ce processus : à quoi servent ces données ?
Les informations produites par les projets ne doivent pas rester cantonnées à des tableurs internes.
Elles peuvent aider l’organisation elle-même à comprendre son travail, permettre aux participant·e·s de reconnaître leurs progrès, faire connaître les résultats aux partenaires et permettre à d’autres personnes de comprendre ce qui se construit dans les territoires.
Au quotidien dans le Hub Quebrada em Movimento, les données aident précisément à analyser l’impact des actions menées sur le territoire et également à communiquer cet impact aux personnes et organisations qui se trouvent en dehors de celui-ci.
Ce retour d’information est important car il permet de donner de la visibilité à ce qui reste souvent invisible.
Un chiffre peut montrer combien de personnes ont participé à une formation. Un ensemble d’indicateurs peut montrer combien de territoires ont été atteints. Un témoignage peut montrer une transformation vécue par une participante.
Lorsque ces informations sont organisées et communiquées, elles aident à construire un récit fondé sur des preuves concernant le travail développé.
Les données comme outil de transparence et de reddition de comptes
Les projets sociaux ont fréquemment besoin de présenter des résultats à leurs partenaires, aux bailleurs de fonds, aux institutions publiques et à la communauté elle-même. Avoir des informations organisées dès le début facilite ce processus.
Au lieu d’essayer de reconstituer, à la fin du projet, combien de personnes ont participé ou quelles activités ont été réalisées, l’équipe peut suivre ces données tout au long de l’exécution. Cela contribue à une reddition de comptes plus organisée et transparente.
Cela permet également de démontrer non seulement ce qui a été fait, mais aussi qui a été atteint, quelles activités ont été menées, quels résultats ont été observés et quels apprentissages ont émergé en cours de route.
Technologie, personnes et territoire
Malgré toutes ces ressources, il est important de se rappeler qu’aucun outil, à lui seul, ne garantit un bon projet. Un formulaire ne remplace pas une bonne stratégie de mobilisation. Un groupe WhatsApp ne remplace pas la création de liens. Un tableur ne remplace pas la capacité d’analyse d’une équipe. Et le plus important : un indicateur ne remplace pas l’écoute des personnes qui participent à une initiative.
La technologie fonctionne mieux lorsqu’elle est connectée à des processus bien planifiés et aux besoins réels des territoires. C’est cette combinaison entre les personnes, les connaissances, les outils et le contexte qui permet d’utiliser la technologie de manière stratégique.
Renforcer la gestion, c’est aussi renforcer l’impact
Dans le travail avec les projets sociaux, on observe souvent un grand dévouement à l’exécution des activités et peu de temps disponible pour organiser les informations sur ce qui a été réalisé.
Pourtant, enregistrer, suivre et analyser des données peut aider les organisations à mieux connaître leurs publics, à identifier les défis, à reconnaître les progrès et à planifier les prochaines étapes.
L’expérience du Hub Quebrada em Movimento démontre comment des outils simples peuvent s’intégrer à différentes étapes d’un processus : depuis l’identification des leaderships et des collectifs, en passant par les inscriptions et les diagnostics des parcours de formation, jusqu’au suivi des résultats et à la communication de l’impact produit.
La gestion de projets fait également partie de ce processus de renforcement.
Lorsqu’une initiative parvient à organiser sa communication, à structurer ses inscriptions, à suivre ses participant·e·s et à analyser ses résultats, elle amplifie sa capacité à comprendre son propre travail et à communiquer sa pertinence.
De la donnée à la décision
La technologie peut être présente à différents moments d’un projet : avant, pendant et après la réalisation d’une activité.
Avant, elle aide à diffuser et à mobiliser.
Pendant, elle facilite la communication et le suivi.
Après, elle permet d’organiser les informations, d’évaluer les résultats et de générer des apprentissages.
Le plus important, cependant, n’est pas simplement d’utiliser des outils numériques. C’est de savoir pourquoi, quand et dans quel but les utiliser.
Une donnée ne se transforme en information que lorsqu’elle est organisée et analysée. Et une information ne génère de valeur pour le projet que lorsqu’elle peut contribuer à une décision. C’est pourquoi investir dans des outils numériques peut également signifier investir dans une gestion plus organisée, stratégique et capable d’apprendre de sa propre expérience.
La technologie, lorsqu’elle est mise au service des personnes et des territoires, peut aider non seulement à faire plus, mais à mieux comprendre ce qui est fait, pour qui et quelles transformations sont en train d’être construites.
En fin de compte, mesurer l’impact ne consiste pas seulement à produire des chiffres.
C’est créer les conditions pour voir le chemin parcouru, reconnaître les progrès et prendre de meilleures décisions concernant les prochaines étapes.